1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la regulen, adicionen, complementen y modifiquen, y entendiendo la importancia del manejo y tratamiento de los datos personales y de la responsabilidad que ello representa para SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S., empresa dedicada a servicios de transporte de carga por carretera, logística, izaje de cargas y operaciones portuarias en Colombia, hemos elaborado el presente documento con el propósito de garantizar los derechos de la privacidad, intimidad, buen nombre y autonomía en el tratamiento de los datos personales de nuestros empleados y asociados de negocio activos y potenciales.

2. OBJETIVO

Esta política tiene como objetivo fundamental garantizar el estricto apego a las obligaciones legales en materia de protección de datos personales y, por ende, prevenir la litigiosidad en contra de SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S., por el uso y tratamiento inadecuado de la información.

En este sentido, se informa por medio de la presente que los datos personales que se obtengan en virtud de las operaciones en dónde se recolecten, serán tratados conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas y decretos que tengan relación y regulen la materia.

3. ALCANCE

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S., considerado responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.

Todos los trabajadores, contratistas y terceros que tengan relación con SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S. y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

4. PRINCIPIOS

En virtud de la interpretación y aplicación jurídica de la Ley 1581 en su artículo 4 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que de él se estén administrando.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales, y conocer cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

6. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S. durante todo el procedimiento de tratamiento de datos personales:

• Conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta o cualquier uso no autorizado.
• Garantizará que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizará la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
• Garantizará al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Informará debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Rectificará la información cuando sea incorrecta y comunicará lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrará al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigirá al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Adoptará un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley.
• Informará al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.
• Informará a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Actualizará la información reportada dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitará las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Registrará en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite".
• Insertará la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por autoridad competente.
• Se abstendrá de circular información que esté siendo controvertida por el Titular.

7. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S. se reserva el derecho de modificar unilateralmente su Política de Tratamiento de la información, sin extralimitar lo establecido por la normatividad aplicable.

Derecho de Acceso a la Información

El Titular podrá conocer si sus datos están siendo tratados por SERVICIOS INDUSTRIALES F&F S.A.S., y acceder a la información personal que esté en posesión del responsable.

Consulta

Se garantiza el derecho de consulta a través del correo: administracion@servindustrialessas.com

• Plazo de respuesta: máximo diez (10) días hábiles.
• Si no es posible responder en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando la fecha en que se atenderá (máximo cinco (5) días adicionales).

Reclamos

El Titular podrá presentar reclamos para corrección, actualización o supresión de datos.

El procedimiento incluye:

1. Presentar reclamo completo con identificación, hechos, dirección y documentos de soporte.
2. Si está incompleto, se requerirá subsanación en cinco (5) días.
3. Si no se responde en dos (2) meses, se entenderá desistido.
4. El término máximo de respuesta es quince (15) días hábiles (con prórroga de ocho (8) días si se justifica).

Revocatoria y Supresión

El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y supresión de datos cuando:

• No estén siendo tratados conforme a la ley.
• Se haya cumplido la finalidad del tratamiento.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Medidas de seguridad: Se adoptarán protocolos técnicos, administrativos y humanos que eviten adulteración, pérdida, acceso no autorizado o uso fraudulento.
• Implementación: Protocolos obligatorios para colaboradores, con controles periódicos y medidas específicas para transporte, desecho o reutilización de soportes.

DISPOSICIONES FINALES

Área responsable: El Gerente General es el responsable de la Protección de Datos Personales.

Correo: administracion@servindustrialessas.com

Teléfono: 310 2131586

Excepciones: No se requerirá autorización del Titular cuando se trate de:

I. Datos de naturaleza pública.

II. Requerimiento de autoridad administrativa o judicial.

III. Casos de urgencia médica o sanitaria.

IV. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

GG-PT-017

VERSIÓN: 02 

FECHA: 10/06/2025